Wer erteilt die Aufträge?
Eine Auftragserteilung kann durch öffentliche Körperschaften (Bund, Länder und Kommunen) oder private Besteller:innen (Firmen, Privatpersonen) erfolgen. Der Auftragsvergabe geht in den meisten Fällen eine Ausschreibung an interessierte Anbieter:innen voraus, um auf diese Weise durch ein Auswahlverfahren zwischen verschiedenen Angeboten wählen zu können. Nach dem Vergaberecht sind öffentlichen Parteien Ausschreibungen zwingend vorgeschrieben. Privaten ist die Selektion freigestellt.
Wie lange ist eine Auftragserteilung gültig?
Sobald die Bestätigung des Auftraggebers beziehungsweise der Auftraggeberin erfolgt, ist die Offerte des Bieters oder der Bieterin angenommen. Bei öffentlichen Ausschreibungen erfolgt die Auftragserteilung noch während der Bindefrist; dies gilt sowohl für nationale als auch EU-weite Vergaben und wurde in der VOB/A festgelegt.
Ist die Bindefrist beziehungsweise Zuschlagsfrist abgelaufen, ist das abgegebene Angebot nicht mehr gültig. Sprich, der oder die Bieter:in ist nicht mehr daran gebunden. Eine Auftragserteilung nach Ablauf der Bindefrist führt somit nicht mehr automatisch zu einem direkten Vertragsabschluss. Nach § 150 Abs. 1 BGB gilt solch ein Zuschlag als neues Angebot des Auftraggebers beziheungsweise der Auftraggeberin an den oder die Bieter:in. In diesem Fall ist der oder die Bieter:in verpflichtet, die Annahme unverzüglich zu erklären; es steht ihm jedoch frei, dieses anzunehmen.
Verlängerung der Bindefrist
Kann der oder die Auftraggeber:in die Bindefrist nicht einhalten, kann er oder sie alternativ eine Verlängerung beantragen. Für eine Verlängerung der Frist muss er die Zustimmung aller Bieter:innen einholen. Der oder die Bieter:in selbst hingegen ist bis zum Ablauf der Binde- und Zuschlagsfrist an seine formulierten Leistungen gebunden; er kann lediglich bis zum Ende der Angebotsfrist seine Offerte zurückziehen.
Ist eine Anzahlung üblich?
Gemäß bürgerlichem Recht willigt der oder die Auftragnehmer:in nach einer Auftragserteilung ein, das übertragene Geschäft unentgeltlich sorgfältig auszuführen (§§ 662-674 BGB). Der oder die Auftraggeber:in muss die Aufwendungen, die mit der Ausführung des Auftrags entstehen, ersetzen. Auf Verlangen des Beauftragten muss ein Vorschuss geleistet werden.
Erklärung zur Auftragserteilung: die Parteien
Der oder die Auftraggeber:in und der oder die Auftragnehmer:in treten durch Vereinbarung in eine Geschäftsbeziehung ein.
Auftraggeber:in
Der oder die Auftraggeber:in vergibt mit der Auftragserteilung Aufgaben und Bestellungen zur Erbringung von Leistungen an eine:n interessierte:n Auftragnehmer:in. Er oder sie beschafft sich durch Vertragsabschluss eine Leistung gegen Entgelt. Der oder die Auftraggeber:in hat das Recht zur Überwachung der Auftragsabwicklung und das Veto im Falle unsachgemäßer Ausführung.
Auftragnehmer:in
Der oder die Bieter:in, der oder die durch eine Auftragserteilung die Bestätigung für eine zu erbringende Leistung erhält, wird Auftragnehmer:in. Er oder sie verpflichtet sich gegenüber der Auftraggeberseite zur Bereitstellung des vereinbarten Leistungsumfangs gegen Entgelt. Der oder die Auftragnehmer:in muss die übernommene Aufgabe vereinbarungsgemäß erledigen und hat in allen relevanten Fragen eine Auskunftspflicht gegenüber dem oder der Besteller:in. Schwierigkeiten in der Ausführung, Terminverzögerungen und Zusatzkosten im Verlaufe des Mandats müssen unverzüglich gemeldet werden.
Schritte bis zur Auftragserteilung
Mit einer Ausschreibung werden Interessenten zur Abgabe eines Angebots eingeladen. In öffentlichen Ausschreibungen wird die Beschaffungsabsicht bekannt gemacht und die Interessenten können Angebote einreichen. In Verfahren mit beschränkten Ausschreibungen werden ausgewählte Anbieter:innen zur Unterbreitung einer Offerte aufgefordert. Seit 2018 erfolgt die komplette Ausschreibung für den oberschwelligen Bereich elektronisch, über die sogenannte eVergabe. Eine Frist definiert den Zeitraum für die Einreichung der Gebote. Falls kein passendes Gebot eingeht, ist die Aufhebung einer Ausschreibung möglich. Die Bieter:innen sind unverzüglich zu informieren.
Schritt 1: Definition des Angebots
Mit einem Angebot bewerben sich Dienstleister:innen und Lieferant:innen auf eine Ausschreibung. Das Angebot muss angemessen und in der Preiskalkulation nachvollziehbar sein. Es soll vermieden werden, dass durch den Einsatz gesetzwidriger Ressourcenplanung (Arbeitszeiten, Dumpinglöhne) ein zu niedriges Angebot den Zuschlag erhält (vgl. § 60 VgV, § 16 Abs. 6 und § 16d EU Abs. 1 Nr. 2 und 3 VOB/A).
Schritt 2: Angebotsumfang
In der Offerte legt der oder die Bieter:in dar, zu welchen Voraussetzungen er oder sie bereit ist, nachgefragte Leistungen und Lieferungen zu erfüllen. Er oder sie listet die Details nach kaufmännischen Gesichtspunkten auf. Diese unterliegen der Geheimhaltung und dürfen anderen Bieter:innen nicht zugängig gemacht werden.
Beschreibung der vorgesehenen Leistungen:
- Umfang, Ausführungsfrist und Kosten
- Ausgaben für Verpackung, Lagerung und Versand
- Allgemeine Geschäfts- und Lieferbedingungen
- Regelungen im Fall von Verzögerungen
- Erfüllungsort und Gerichtsstand
- Zeitliche Gültigkeit
Schritt 3: Zuschlag
Aus den eingegangenen Offerten wählt der oder die Auftraggeber:in das passende Angebot und es kommt zur Auftragserteilung. Das Vergabeverfahren gilt damit offiziell als abgeschlossen. Die übrigen Bieter:innen erfahren ebenfalls über die erfolgte Vergabe. Die Bekanntmachung erfolgt elektronisch via eVergabe sowie anderen Portalen. Die Auftragserteilung muss nicht zwangsläufig das billigste Gebot berücksichtigen, entscheidend ist das Preis-Leistungs-Verhältnis im Gesamtpaket. Die in der Ausschreibung gemachten Vorgaben zu Unterhaltskosten, Garantieleistungen und Zeitverhältnissen spielen für die Entscheidungsfindung eine wichtige Rolle. Für größere Aufträge werden die Konditionen in einem Werkvertrag festgehalten, der eine Preis-Obergrenze enthalten kann (Kostendach).
Schritt 4: Auftragsbestätigung
Der oder die gewählte Anbieter:in sichert dem oder der Kund:in mit einer Auftragsbestätigung (nach DIN 69905) zu, die gewünschte Leistung zu erfüllen. Er oder sie bestätigt die offerierten Details zum Leistungsumfang, dem vereinbarten Preis und den zugrundeliegenden Konditionen. Mit den übereinstimmenden Willenserklärungen der beiden Parteien entsteht ein Vertragsverhältnis. Aus Gründen der Rechtssicherheit im Falle von Auseinandersetzungen soll eine Auftragserteilung durch schriftliche Vertragsbestätigung erfolgen.
Unterschied: Auftragserteilung und Auftragsbestätigung
Mit der Auftragserteilung erhält der oder die Bieter:in den Zuschlag für sein oder ihr Gebot, wodurch ein verbindlicher Vertrag entsteht. Bei einer Auftragsbestätigung bestätigt der oder die Auftragnehmer:in, die gewünschte Leistung zu erfüllen.
Definition von Auftragsdetails
In einer Leistungsbeschreibung werden Art und Umfang des Auftragsgegenstandes festgehalten.
Auftragsgegenstand
Die zu erbringende Leistung und ihre Bedingungen müssen eindeutig und abschließend beschrieben werden (§ 7 Abs. 1 VOB/A und § 7 Abs. 1 VOL/A). Dafür infrage kommen das Hinzuziehen von Normen (DIN) oder die Definition fallspezifischer Funktions- und Leistungsanforderungen. Die Verwendung von Angaben eines Drittprodukts als Referenzwert ist nicht gestattet (Produktneutralität). Die umfassende Beschreibung des Auftragsgegenstandes soll die nachgefragte Leistung für alle Anbieter:innen verständlich machen und den Vergleich der Angebote ermöglichen. Dies dient der Entscheidungsfindung für die Auftragserteilung.
Auftragswert
Der Begriff bezeichnet den kostenmäßigen Umfang eines Auftrags. Die erwarteten Kosten werden vom Auftraggeber beziehungsweise von der Auftraggeberin zu Beginn der Ausschreibung geschätzt. Dieser voraussichtliche Gesamtwert umfasst die vorgesehene Leistung ohne Umsatzsteuer. Werden die Schwellenwerte nach § 106 Abs. 2 GWB überschritten, kommen die dort definierten Vergabekriterien zur Anwendung. Die Aufteilung eines Gesamtauftrags zur Umgehung der Schwellenwerte ist nicht statthaft.
